Referat af bestyrelsesmøde 3. oktober 2023

HVG-bestyrelsesmøde tirsdag 3. oktober kl. 18:30 

Dagsorden

1. Velkomst
2. Valg af ordstyrer
3. Referat fra sidst
4. Status for tilmeldinger, hold, instruktører mv.
5. Af booke og aflyse tider
6. Økonomi, status
7. Kort opsummering af prisoverrækkelse ved ”frivillig fredag”
8. Evaluering af instruktørmødet og instruktørarrangementet
9. Indkøb og vedligeholdelse af inventar, redskaber og status
10. 100-års jubilæum
11. Status den nye hjemmeside
12. Roskilde festival 2023 og samarbejdet med HVB
13. Melde HVG lokal opvisningsdato ud til instruktører
14. Forslag til HVG-opvisning
15. Næste møder
16. Evt.

Referat

Der var ingen afbud til mødet.

1. 1. Jack bød velkommen i fravær af Knudi der mødte kl. 18:45. Jack ønskede Signe og HVG tillykke med prisen ”start og udviklingsprisen” der blev overrakt på ”frivillig fredag”. 
   2. Signe blev valgt
   3. Æresmedlem – opsætning af dette i klubhuset mangler. Opgaven bliver løst.
   4. Der er nu 765 medlemmer. Der er flere afmeldinger, men ikke flere end normalt. Vi undrer os over, at der ikke er kommet flere på de hold, hvor vi har udvidet deltagerantallet. Vi aftalte at lukke et hold grundet få deltagere. Et andet hold diskuterer vi evt. samme løsning med instruktøren.
   5. Vi af booker de tider vi ikke anvender. Via Foreningsportalen, Roskilde Kommune, kan vi få en oversigt over haller, størrelse mv.
   6. Økonomien ser fornuftig ud med baggrund i tilmeldingerne. Børneattesterne er ved at være indhentet, men der mangler nogle få stykker. Vi er meget tilfreds med det nye system, der gør økonomiopgaverne lettere at løse.
   7. Der var mange deltagere til overrækkelsen, primært seniorer. Præmien var et træ, der bliver plantet af kommunen. Desuden fik vi 5.000 kr. hvor opfordringen lød på, at de skulle gå et lignende eller andet projekt med samme formål. Vi havde 4 deltagere fra bestyrelsen med til arrangementet.
   8. Instruktørmødet: Det gik godt. Der er ikke lavet referat.

Instruktørarrangementet: Det var et fedt arrangement. Skønt at alle var samlet, selvom man var konkurrenter.

1. 9. Alle ønsker om reparationer og nyindkøb er godkendt.
   10. Afholdes i juni 2025 eller 2026. Det nedsatte udvalg vil nu lave en grov skilte til hvordan et jubilæum kan afholdes til næste bestyrelsesmøde. Der er afsat en økonomisk ramme herfor.
   11. Der er generelt tilfredshed med hjemmesiden. Vi har dog forslag til forbedringer, og nogle af disse er sendt til leverandøren.
   12. Vi fortsætter ikke med opgaven i 2024.
   13. Vi skriver en mail til alle med datoen.
   14. Vi noterede os flere punkter, bl.a. sikkerhed for leveringen når vi nu må flytte dagen til en søndag.
   15. Næste møde bliver søndag 7. januar kl. 13:00.
   16. Møde omkring fælles faciliteter her i Himmelev afholdes mandag 9. oktober. Vi har sendt et skriv, idet gymnastikken ikke er nævnt. Vi tilmelder os ”frivillige kursus”. (5 møder oktober – januar). 5 fra bestyrelsen deltager. Vi bør have flere billeder/video der kan deles med f.eks. mulige deltagere. Der har været formandsmøde med de øvrige gym formænd, hvor der var fælles kritik af rengøringen i springhallen. Der er sendt fælles skriv til RIU. Der er ros til rengøringen.

Formanden takkede for god ro og orden.

For ref. Gordon