Referater af bestyrelsesmøder

Referat af BS møde 3. oktober kl. 18:30:

Dagsorden:

1. Velkomst
2. Valg af ordstyrer
3. Referat fra sidst
4. Status for tilmeldinger, hold, instruktører mv.
5. Af booke og aflyse tider
6. Økonomi, status
7. Kort opsummering af prisoverrækkelse ved ”frivillig fredag”
8. Evaluering af instruktørmødet og instruktørarrangementet
9. Indkøb og vedligeholdelse af inventar, redskaber og status
10. 100-års jubilæum
11. Status den nye hjemmeside
12. Roskilde festival 2023 og samarbejdet med HVB
13. Melde HVG lokal opvisningsdato ud til instruktører
14. Forslag til HVG-opvisning
15. Næste møder
16. Evt.

Referat af mødet:

Der var ingen afbud til mødet.

1. 1. Jack bød velkommen i fravær af Knudi der mødte kl. 18:45. Jack ønskede Signe og HVG tillykke med prisen ”start og udviklingsprisen” der blev overrakt på ”frivillig fredag”. 
   2. Signe blev valgt
   3. Æresmedlem – opsætning af dette i klubhuset mangler. Opgaven bliver løst.
   4. Der er nu 765 medlemmer. Der er flere afmeldinger, men ikke flere end normalt. Vi undrer os over, at der ikke er kommet flere på de hold, hvor vi har udvidet deltagerantallet. Vi aftalte at lukke et hold grundet få deltagere. Et andet hold diskuterer vi evt. samme løsning med instruktøren.
   5. Vi af booker de tider vi ikke anvender. Via Foreningsportalen, Roskilde Kommune, kan vi få en oversigt over haller, størrelse mv.
   6. Økonomien ser fornuftig ud med baggrund i tilmeldingerne. Børneattesterne er ved at være indhentet, men der mangler nogle få stykker. Vi er meget tilfreds med det nye system, der gør økonomiopgaverne lettere at løse.
   7. Der var mange deltagere til overrækkelsen, primært seniorer. Præmien var et træ, der bliver plantet af kommunen. Desuden fik vi 5.000 kr. hvor opfordringen lød på, at de skulle gå et lignende eller andet projekt med samme formål. Vi havde 4 deltagere fra bestyrelsen med til arrangementet.
   8. Instruktørmødet: Det gik godt. Der er ikke lavet referat.

Instruktørarrangementet: Det var et fedt arrangement. Skønt at alle var samlet, selvom man var konkurrenter.

1. 9. Alle ønsker om reparationer og nyindkøb er godkendt.
   10. Afholdes i juni 2025 eller 2026. Det nedsatte udvalg vil nu lave en grov skilte til hvordan et jubilæum kan afholdes til næste bestyrelsesmøde. Der er afsat en økonomisk ramme herfor.
   11. Der er generelt tilfredshed med hjemmesiden. Vi har dog forslag til forbedringer, og nogle af disse er sendt til leverandøren.
   12. Vi fortsætter ikke med opgaven i 2024.
   13. Vi skriver en mail til alle med datoen.
   14. Vi noterede os flere punkter, bl.a. sikkerhed for leveringen når vi nu må flytte dagen til en søndag.
   15. Næste møde bliver søndag 7. januar kl. 13:00.
   16. Møde omkring fælles faciliteter her i Himmelev afholdes mandag 9. oktober. Vi har sendt et skriv, idet gymnastikken ikke er nævnt. Vi tilmelder os ”frivillige kursus”. (5 møder oktober – januar). 5 fra bestyrelsen deltager. Vi bør have flere billeder/video der kan deles med f.eks. mulige deltagere. Der har været formandsmøde med de øvrige gym formænd, hvor der var fælles kritik af rengøringen i springhallen. Der er sendt fælles skriv til RIU. Der er ros til rengøringen.

Formanden takkede for god ro og orden.

For ref. Gordon

Referat af BS møde 15. august:

Dagsorden til bestyrelsesmødet: 

1. Velkomst
2. Valg af ordstyrer
3. Ref. fra sidst
4. Status for tilmeldinger mv. til denne sæson
5. Økonomi - status
6. Instruktørmøde 22. august, herunder hvem møder op på hvilken skole/gymnasiet
7. Instruktør arrangement 15. september (jeg sender jer en separat mail senere om dette punkt)
8. Ny hjemmeside
9. Nyt om 100 års jubilæum
10. Vedligehold af redskaber
11. Hjælpetrænere – hvordan får vi flere?
12. Kommende møder
13. Eventuelt

Referatet:

1. 1. Jack bød velkommen
   2. Signe blev valgt som ordstyrer - Jack blev valgt som referent.
   3. Referat fra sidst: Et par punkter blev nævnt og der følges op til næste møde
   4. Bestyrelsen kontakter de instruktører som i skrivende st und lider under manglende tilmeldinger. I den forbindelse luftes ideer og tiltag som kan gøres for at trække medlemmer til de respektive hold
   5. Kasseren gennemgik perioderegnskabet, og nævnte at det nye system gjorde arbejdet lettere.
   6. Forberedelserne til mødet blev gjort og fordelingen af arbejdet planlagt
   7. Bestyrelsen arbejder videre med planerne
   8. Den nye hjemmeside er blevet taget godt imod, og vi ser mange gode muligheder heri.
   9. Intet nyt under dette punkt
   10. Der er netop indleveret en minitrampolin til grundig renovering. På pre-møderne er det muligt at give ønsker til reparationer og nye rekvisitter/redskaber
   11. Vi vurderer at vi er kommet i mål med det absolutte behov for hjælpetrænere for den kommende sæson
   12. Næste bestyrelsesmøde holdes 3. oktober.
   13. Et par emner som venteliste og dispositionsforhold blev diskuteret.

For ref Jack

Referat af BS møde 17. maj kl. 18:30:

Dagsorden:

1. Velkomst v formand
2. Mødeleder
3. "To-do" liste - nogen udeståender? /alle
4. Evaluering af opvisningen, herunder foto til hjemmesiden /alle
5. Konstituering af bestyrelsen /alle
6. Roskilde Festival / Gordon
7. Økonomi / Hanne
8. Vedhæftede opgaveliste bedes nærlæst af alle inden mødet - kom med bud på punkter der mangler / alle
9. Opgavefordeling sæson 2023_2024 /alle
10. Instruktørmøde - dato og indhold / Jack
11. Instruktør arrangement - dato og indhold / Gordon
12. Sæson 2023_2024 - datoer og værter
13. Redskabsrum - oprydning/rengøring/optælling / alle
14. Middag med bestyrelsen + Pia og Anders / Jack
15. Program /alle
16. Ny hjemmesider v/Hanne
17. Status sommer-gym-skole v/Signe
18. Hjælpetrænere under 15 år v/Signe
19. Status projekt børnehaver i bevægelse v/Signe
20. Info om projekt ”pige klubhus” Roskilde pigehold og gymnasiet v/Signe
21. 100-års jubilæum, planer, reservationer mv. v/Jack
22. Evt. /alle

Deltagere: Jack, Hanne, Signe, Dinah, Gordon samt suppleanter Amalie og Victoria

Fraværende: Knudi

1. Jack bød velkommen til denne bestyrelses første møde efter årsmødet. Tillykke med prisen Signe. Vi har en lang dagsorden foran os
2. Hanne blev valgt
3. To-Do liste – intet at notere
4. Jack, vi fik desværre ikke henvendelser vedr. nye instruktører. Gordon fik et par henvendelser vedr. Roskilde Festival
   1. Generelt gode oplevelser, god chauffør
   2. Madvarerne var ikke så gode. Vi kan afgive ønskeseddel til næste år
   3. Vi fik 5.570 kr. ind via ”donationen”
   4. Godt 20 deltog i middagen efterfølgende
   5. Billede med Annette T i ramme sættes op i klubhuset
   6. Vi kan evt. selv sætte et kamera op og optage opvisningen
5. Knudi – ny formand, Jack - ny næstformand. (de bytter rolle ). Hanne fortsætter som kasserer, og Gordon som sekretær (sekretær dog ikke et krav jf. vedhæfter)
6. Gordon orienterede om det store arbejde med at rekruttere frivillige. Pt. er der nu ca. 110 tilmeldte, så vi mangler ca. 40, men 10 kan vi evt. undvære. Fra opvisningen fik vi et indirekte tip om opslag, der viste sig at være rigtig godt.
7. Hanne orienterede kort om det medsendte perioderegnskab. Det ser fint ud. Hanne og Signe er ved ”at lege” med systemet, der kan give point og derved rabat mv. Hanne foreslår, at vi sætter ”5.000” point på hver. Det bliver synligt i vores regnskab, konto 6927. Hanne er generelt tilfreds med det nye system. Bilag sendes direkte til Hanne via det nye system, da alle bilag nu skal være digitale.
8. Vi lavede en separat oversigt med de aktuelle opgaver, og hvem der er ansvarlige. Den sættes på den nye hjemmeside.
9. punktet taget sammen med punkt 8
10. Instruktørmøde, planlægges til 22. august kl. 18.30, forinden BS på skolerne kl. 17:30 med nye instruktører v/Hanne
11. Instruktørarrangement v/Gordon gennemføres 15. september kl. 17:00
12. Næste bestyrelsesmøde 15. august kl. 18.00 klublokalet vært Jack
    1. Husk: Lokation gennemgang redskaber – se punkt 13 fra seneste BS møde
13. Se under 12
14. Tirsdag 6/6 eller onsdag 7/6 kl. 18:30 – Gordon sender invitation
15. Signe orienterede. Vi er ikke så langt. Vi kender endnu ikke tiderne.
    1. Et par hold afventer
    2. Jack orienterede om de enkelte hold, se drevet
16. Hanne nævnte, at Knudi gerne vil hjælpe med opsætning, så det passer til de forskellige værktøjer. Vi lavede separat oversigt.
17. Der er allerede fuldt hus, (25 deltagere) siger Signe. Et barn fra USA deltager blandt andet. Kan vi få en instruktør mere, kan vi jo tilbyde flere.
18. Vi aftalte hvilken proces vi anvender efter aftale med forældre
19. Signe nævnte, at næste torsdag, besøger Signe de sidste børnehaver. Så mangler der alene at blive afleveret nogle ting. Det har været supergodt med besøg 8-9 børnehaver.
20. Signe orienterede om, at der vil være opført ”et pigehus” i 2025 v/ Himmelev gymnasiet.
21. Udvalget finder en dato, måske juni 2025 eller 2026
22. Evt:
    1. Det trykte program, skal vi fortsætte? Forslag: En flyer runddeles med henvisning til hjemmeside mv. Det er op til programudvalget, hvad vi gør.
    2. Instruktørtøj. Dinah har styr på det til instruktørmødet.

For ref. Gordon